Lorsque la décision ne peut être prise la veille, le CSSPO doit aviser très tôt le matin les parents en cas d’annulation de transport scolaire. Cette décision est prise en collaboration avec les transporteurs scolaires selon les avis météorologiques du moment et les renseignements provenant des municipalités. Étant imprévisible, la météo peut rapidement changer, faisant ainsi mentir les prévisions. Cette situation est hors du contrôle du CSSPO.

Par ailleurs, les conditions routières peuvent grandement varier d’une rue à l’autre. Il est possible qu’une rue soit impraticable alors qu’une autre est complètement dégagée. Le CSSPO tente de prendre les meilleures décisions possibles avec les informations qu’il possède à un moment donné.

Lorsque le CSSPO décide d’ouvrir ou de fermer ses établissements lors d’intempéries, il doit tenir compte de l’étendue de son territoire. La météo et l’état du réseau routier peuvent grandement varier d’un secteur à l’autre; c’est pourquoi le CSSPO peut prendre la décision de fermer certains établissements plutôt que d’appliquer une seule décision pour l’ensemble de ses établissements.

Lors d’intempéries, certaines petites rues de quartier peuvent devenir plus difficilement praticables pour les gros véhicules tels que les autobus scolaires. Les transporteurs vérifient très tôt le matin l’état du réseau routier afin de s’assurer que leurs véhicules seront en mesure de circuler. Malgré l’annulation du transport scolaire, le CSSPO peut décider, après analyse, de maintenir les services de garde ouverts s’il juge qu’il n’y aura pas assez d’élèves présents pour suivre les cours, mais que leur nombre sera suffisant pour justifier l’ouverture des services de garde. Le CSSPO peut aussi maintenir les cours s’il juge qu’une majorité d’élèves pourront se rendre. Ceci explique pourquoi le personnel scolaire doit parfois se rendre au travail, avec prudence, malgré l’annulation du transport scolaire.

Il est à noter qu’en cas d’annulation du transport scolaire, celui-ci est annulé pour la journée complète, soit pour l’aller et le retour de l’école. Même si les conditions routières s’améliorent au courant de la journée, le transport n’est pas rétabli afin d’éviter tout malentendu possible quant au retour des élèves à la maison.

Le CSSPO est conscient que la fermeture de ses établissements scolaires peut entraîner des inconvénients et une réorganisation de dernière minute pour les parents. Pour cette raison, lorsque les services météorologiques prévoient des intempéries majeures, le CSSPO peut annoncer la fermeture de ses établissements et de ses services la veille. Toutefois, la météo étant souvent imprévisible, les décisions du CSSPO sont la plupart du temps annoncées le matin même, selon la procédure établie. Dépendamment des conditions météorologiques qui prévalent, particulièrement lors d’épisodes de verglas, la situation peut être plus difficile à analyser et la décision d’autant plus complexe à prendre.